以業(yè)務為主導的流程體系，兼顧中國石化內(nèi)部控制矩陣，結(jié)合石勘院A1油氣勘探與開發(fā)、A9科技與研發(fā)業(yè)務、B1行政辦公綜合管理、B2發(fā)展計劃管理、B6財務管理、B7企業(yè)管理、B8人力資源管理、B9科技管理、B11信息化管理、B12健康環(huán)境安全管理等18大類業(yè)務，整體規(guī)劃并動態(tài)優(yōu)化了流程體系。目前該體系由15個一級流程項，53個二級流程，159個三級流程，46個四級流程組成。目前規(guī)劃編制標準化流程文件208個，其中管理流程177個，勘探開發(fā)業(yè)務流程31個。
2.3 管理體系覆蓋范圍
石勘院建立的一體化管理體系，覆蓋了各類體系文件的制修訂管理，人才引進、培訓、考核等人力資源管理，設備采購、資產(chǎn)管理、財務管理等資源管理，科研生產(chǎn)項目管理，HSE運行控制與管理，法律法規(guī)識別及合規(guī)性評價，管理體系運行監(jiān)視和測量控制等各個環(huán)節(jié)，覆蓋了院科研、生產(chǎn)、管理的全過程，增強了跨部門、跨崗位業(yè)務的高效有序銜接，為提高管理效率提供了有力保障。
3 管理體系的運行與實施
3.1 合理配置優(yōu)質(zhì)資源
建院十余年來，石勘院人才隊伍建設和科研裝備水平實現(xiàn)了較大飛躍，同時，人力資源及科研裝備的合理配置對管理體系有效運行起到了強有力的推動作用。
至2012年底，全院1183人，其中科研人員867人。人才隊伍中含中國工程院院士1人，國家“千人計劃”科學家4人，國家“973”首席科學家1人，油田和社會調(diào)入骨干370人；博士315人，碩士423人；教授級高工82人，副高473人。45歲以下員工占69.3%。
石勘院通過建立院——部門——個人三級培訓責任體系，實施中層干部暨專家培訓、新員工培訓、主任師和管理骨干培訓、導師制培養(yǎng)、外語培訓、內(nèi)審員培訓等分類分層培訓，實現(xiàn)了“30%以上的員工累計崗位培訓達12天以上”的工作目標，提高了員工崗位能力，為國內(nèi)、海外技術(shù)支撐和生產(chǎn)等工作打造了專業(yè)化的人才隊伍。
為不斷提高全員質(zhì)量意識以及對管理體系的認識，提升內(nèi)審員專業(yè)知識與實踐能力，石勘院每年組織開展管理體系文件宣貫、內(nèi)審業(yè)務培訓及內(nèi)審員取證培訓等工作，并統(tǒng)一納入了石勘院年度培訓計劃。截至2012年，石勘院培訓取證內(nèi)審員73人，參加培訓的人員包括總院各部門的分管領(lǐng)導及業(yè)務骨干。目前，石勘院有3人通過了質(zhì)量管理體系國家注冊審核員考試，并取得了相應資格。
通過人才引進和培訓，保證了石勘院人力資源滿足一體化管理及國內(nèi)外科研生產(chǎn)項目研究的需求。
在集團公司的大力支持下，石勘院逐年引進國內(nèi)外先進的科研裝備，固定資產(chǎn)總值從建院初期的9千多萬元發(fā)展到現(xiàn)在的近十億元，其中硬件5023臺套，軟件420套，為科研生產(chǎn)提供了強有力的技術(shù)支撐。
發(fā)展計劃部、科研管理部等科研裝備主管部門嚴格執(zhí)行院固定資產(chǎn)采購相關(guān)工作流程的要求，嚴把“五關(guān)”，保證了科研裝備的數(shù)量及質(zhì)量。“五關(guān)”即：“規(guī)范管理制度，嚴格審批程序，把好項目論證關(guān)；重視前期調(diào)研，做好技術(shù)交流，把好所購設備、軟件配置關(guān)；做好招標文件，建立供應商資信，把好科研裝備采購關(guān)；做好到貨驗收，細查調(diào)試結(jié)果，把好設備驗收關(guān)；成立基地建設領(lǐng)導小組，把好基地建設質(zhì)量關(guān)”。
3.2 質(zhì)量目標的落實與考核
質(zhì)量目標的確立、分解及考核是管理體系有效運行的重要措施。依據(jù)長期發(fā)展目標和五年發(fā)展規(guī)劃，石勘院每年制定年度質(zhì)量目標、指標，并通過簽訂目標責任書的方式，將質(zhì)量目標、指標分解到各個部門，部門再落實到各個崗位。年終，依據(jù)目標責任書對部門和個人進行目標、指標完成情況的考核。
三級目標責任書的簽訂和考核，使石勘院的長遠目標、年度目標、部門目標及個人目標得到具體落實，成為院一項重要的系統(tǒng)活動。
石勘院緊緊圍繞中國石化發(fā)展戰(zhàn)略要求，按照“支撐當前，引領(lǐng)未來”的工作定位，已明確提出“十二五”后三年的主要工作任務和目標，確立了2013年全年目標和指標，并將經(jīng)濟財務、參謀與生產(chǎn)支撐、科技創(chuàng)新、人才引進與培養(yǎng)、安全穩(wěn)定等工作目標已分解到部門和崗位。主管部門將按時間節(jié)點對各級工作目標的實現(xiàn)情況進行檢查與考核。
3.3 逐步建立一體化管理信息系統(tǒng)
為提高管理體系整體運行效率，石勘院以制度和流程信息化作為管理體系建設的重要手段，統(tǒng)籌規(guī)劃制度流程標準化、信息化，強化監(jiān)督審核、動態(tài)評估功能，逐步建立并不斷完善一體化信息管理系統(tǒng)，行政、科技、人事、財務、質(zhì)量與標準化等重點業(yè)務通過OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、科技網(wǎng)、標準化管理系統(tǒng)等平臺進行過程管控、逐級檢查與審核，為一體化管理體系運行、綜合管理指標考評提供了適時、量化的依據(jù)。
目前，科研生產(chǎn)項目已實現(xiàn)了全過程的信息化管理，包括信息下載、記錄提交、網(wǎng)上審核，實現(xiàn)了項目過程管理業(yè)務流程固定化、待辦任務可視化和完成任務時限化。其中：不同部委的國家項目在相應的網(wǎng)站上提交，重大專項通過OA系統(tǒng)鏈接國家科技重大專項管理信息系統(tǒng)，縱向、橫向、院控項目通過科技網(wǎng)進行管理，大大提高了管理效率。目前，通過科技網(wǎng)上傳的科研項目研發(fā)過程的各項記錄，上傳率已達到95%，及時率達到95%。
QHSE管理的運行控制和監(jiān)督審核通過OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)、科技網(wǎng)、標準化管理系統(tǒng)實現(xiàn)了鏈接，在體系文件管理、資源管理、科研生產(chǎn)項目管理、HSE管理等方面逐步實現(xiàn)了網(wǎng)絡化管控。
3.4 建立和完善監(jiān)督檢查、持續(xù)改進機制
對管理體系運行進行監(jiān)督檢查，是體系過程管理的重要內(nèi)容，監(jiān)督檢查的結(jié)果為體系的持續(xù)改進提供了依據(jù)。
石勘院每年年初編制并發(fā)布年度管理體系整體運行計劃。對管理體系進行監(jiān)督檢查，并對發(fā)現(xiàn)問題及時整改是運行計劃的重要組成部分。
年度計劃要求主管部門根據(jù)管理職責定期檢查落實各項制度、流程、標準、內(nèi)控的執(zhí)行情況，編制檢查報告和問題清單，動態(tài)評估管理體系的符合性、適宜性、充分性、有效性，通過向決策層、管理層、運行層報告動態(tài)檢查結(jié)果，研究制定切實可行的管理措施，為科研生產(chǎn)與管理的持續(xù)改進提供依據(jù)。
以科研生產(chǎn)項目管理的監(jiān)督檢查和改進機制為例：
承擔科研生產(chǎn)項目的研究部門，每季度要對科研生產(chǎn)項目管理流程的執(zhí)行情況進行一次部門自檢；科研（生產(chǎn)）管理部每季度對各部門執(zhí)行情況進行一次日常檢查；質(zhì)量標準化室每半年對各管理（公益）、研究部門履職情況進行一次監(jiān)督審核。其中：部門自檢和日常檢查通過科技網(wǎng)進行，監(jiān)督審核通過OA系統(tǒng)中的QHSE審核模塊實現(xiàn)。年終，考核部門依據(jù)有關(guān)流程的要求，根據(jù)項目在立項論證、中期檢查、驗收評價等環(huán)節(jié)的三級質(zhì)量管理及時間節(jié)點的監(jiān)督檢查結(jié)果進行目標考核。
監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，由責任部門及時組織整改，管理部門驗證整改效果。例如，2011年發(fā)現(xiàn)科研項目管理存在三級質(zhì)量責任人崗位職責執(zhí)行不到位、過程管理中流程執(zhí)行不規(guī)范和節(jié)點管理不守時等問題，科研管理部及時采取了針對性的整改措施：①進一步厘清科研項目三級質(zhì)量管理中各方的職責，做實各級審查工作；②利用考核的約束作用，在年度目標責任書中對科研部門和院級專家明確三級質(zhì)量審查的職責和考核內(nèi)容；③強化項目主管在過程管理中的引導和服務功能，要求其依據(jù)相關(guān)制度、流程和關(guān)鍵時間節(jié)點，定期隨機抽查項目組上傳材料的及時率和準確度，加強對“準問題項目”的高頻次檢查，并督辦整改。
除對管理體系有效性進行日常監(jiān)督檢查外，管理體系的內(nèi)部審核、管理評審、第三方審核均是使體系持續(xù)有效運行的管理手段。以2012年開展的內(nèi)部審核為例，石勘院組成的審核組對全院28個部門檢查了1445項，共發(fā)現(xiàn)問題21項，對其中的15項開具了不符合報告。責任部門對發(fā)現(xiàn)的問題認真分析原因，制定糾正措施，及時進行整改。經(jīng)審核組對整改效果進行驗證，不符合項全部關(guān)閉。
石勘院圍繞管理體系制定實施目標，以制度流程執(zhí)行情況為關(guān)鍵指標，由人力資源部作為考核管理的歸口管理部門，發(fā)展計劃部、科研管理部、生產(chǎn)管理部等作為考核管理的輔助部門，重點對體系整體運行計劃的完成情況、制度流程的執(zhí)行情況等指標進行考核、評價、分析和改進。石勘院通過完善考核指標體系及考核獎懲機制兩項舉措，實現(xiàn)管理體系閉環(huán)周期管理，增強了考核的可控性，為管理體系持續(xù)改進提供可靠依據(jù)。
4 管理體系的實施效果
在一體化管理體系的支撐下，石勘院的管理更加標準化、流程化、規(guī)范化，達到了提高經(jīng)營管理效率、保障科技創(chuàng)新工作質(zhì)量、滿足海外項目及國內(nèi)“會戰(zhàn)”支撐要求的目的，提升了研究院的管理水平及科研質(zhì)量。
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