北京三星九千認(rèn)證中心 張莉 王燕方
CC01:2011管理體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)開展第三方認(rèn)證的基本準(zhǔn)則，認(rèn)真地學(xué)習(xí)和理解其要求，特別是新版CC01的主要變化及要求，對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)提升認(rèn)證質(zhì)量，全面滿足要求非常重要。
CC01:2011引言：“增加了對(duì)第三方審核和認(rèn)證人員能力管理的具體要求�！� 這段話以及后續(xù)正文中系統(tǒng)表述了CC01:2011主要增加的兩個(gè)方面的要求：一是對(duì)第三方審核的要求，詳細(xì)表述了審核方案、審核計(jì)劃、選擇和指派審核組、確定審核時(shí)間、實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核、審核報(bào)告、糾正和糾正措施的有效性等方面的要求；二是認(rèn)證人員能力管理，增加了人員能力準(zhǔn)則的確定和評(píng)價(jià)過程的相關(guān)要求。
CC01:2011第9.1.1.1條款是新增內(nèi)容，特別明確了審核方案對(duì)特定客戶認(rèn)證項(xiàng)目覆蓋整個(gè)認(rèn)證周期各階段的全部審核活動(dòng)策劃的要求。 第9.1.1.2條款保持了原版文件的內(nèi)容，對(duì)9.1.1.1條款內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化和展開，進(jìn)一步明確了審核方案應(yīng)該包括兩次初次審核、第一次監(jiān)督審核、第二次監(jiān)督審核和再認(rèn)證審核。可以理解，審核方案的管理應(yīng)該在認(rèn)證周期之初策劃確定，并在審核實(shí)施過程中后續(xù)調(diào)整，即按照PDCA的管理路線對(duì)審核方案進(jìn)行管理；審核方案一定要具有針對(duì)性，是個(gè)性化的，要充分考慮認(rèn)證范圍覆蓋的客戶組織及其管理體系的具體狀況。
CC01:2011第7.1.2條款是新增內(nèi)容，，明確了確定能力準(zhǔn)則的要求，即根據(jù)機(jī)構(gòu)審核與認(rèn)證人員的職責(zé)要求，確定相應(yīng)的能力要求及證實(shí)方法；特別明確了特定技術(shù)領(lǐng)域能力準(zhǔn)則應(yīng)基于每個(gè)技術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)品、過程或活動(dòng)相關(guān)聯(lián)的風(fēng)險(xiǎn)的分析來確定。第7.1.3條款也是新增內(nèi)容，要求認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)用多種方法依據(jù)能力準(zhǔn)則對(duì)管理與審核人員進(jìn)行初始評(píng)價(jià)和連續(xù)評(píng)價(jià)；評(píng)價(jià)過程的輸出應(yīng)識(shí)別出具備與職責(zé)相應(yīng)能力的人員，最終為特定客戶的認(rèn)證項(xiàng)目配備相應(yīng)能力的管理和審核人員。
CC01:2011在第7.2.5條款保持了原版文件的內(nèi)容：“認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)有實(shí)現(xiàn)和證實(shí)有效審核的過程。該過程應(yīng)確保所使用的審核員和審核組長具備通用的審核知識(shí)與技能以及特定技術(shù)領(lǐng)域?qū)徍怂璧闹R(shí)與技能。” 結(jié)合前面談到的第9.1.1.1條款、第9.1.1.2條款、第7.1.2條款、第7.1.3條款和本條款的要求，我們可以理解到：在實(shí)現(xiàn)和證實(shí)有效審核的過程中，審核方案管理是關(guān)鍵；確定能力準(zhǔn)則、評(píng)價(jià)和確定人員能力的最終目的應(yīng)該通過審核方案的管理很好地實(shí)現(xiàn)，即根據(jù)能力準(zhǔn)則評(píng)價(jià)、確定的每個(gè)審核人員的能力是審核方案的輸入，通過對(duì)組織特定信息分析，確定特定審核的人員要求是審核方案的輸出。在傳統(tǒng)的審核計(jì)劃調(diào)度管理中，沒有詳細(xì)的、充分的、針對(duì)特定客戶狀況進(jìn)行的審核方案管理，僅僅是用簡(jiǎn)單的專業(yè)小類對(duì)小類的方法為特定認(rèn)證項(xiàng)目配備相應(yīng)能力的人員，不能完全滿足CC01:2011要求。
通過以上對(duì)CC01:2011相關(guān)要求的學(xué)習(xí)和理解，我們可以清晰的認(rèn)識(shí)到：應(yīng)針對(duì)每一特定客戶的認(rèn)證項(xiàng)目，全面、詳細(xì)地策劃審核方案，并在審核全過程中，對(duì)特定認(rèn)證項(xiàng)目的審核方案實(shí)施PDCA過程管理，以嚴(yán)格滿足CC01:2011的要求。
關(guān)于審核方案管理在認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理中定位問題，我們認(rèn)為認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理如圖1所示可以分為三個(gè)主要方面：
圖1
Z軸表示管理職責(zé)，包括管理戰(zhàn)略、管理承諾、方針目標(biāo)、職責(zé)權(quán)限、資源管理、文化技術(shù)等，決定了機(jī)構(gòu)管理的高度和水平。Y軸表示的能力管理和X軸表示的認(rèn)證管理構(gòu)成了認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理的業(yè)務(wù)管理平面。能力管理包括人員能力和技術(shù)管理能力，是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的核心能力；認(rèn)證過程管理是以審核方案的PDCA管理為主線的過程管理�？梢钥闯�，審核方案管理在認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理中有著非常重要的位置，是認(rèn)證管理的主線，是影響認(rèn)證質(zhì)量及有效性的重要、關(guān)鍵過程。
關(guān)于審核方案管理的本質(zhì)，審核方案管理實(shí)質(zhì)是項(xiàng)目管理，是針對(duì)特定認(rèn)證項(xiàng)目的管理過程。通過確定認(rèn)證及審核需求，制定審核目標(biāo)，策劃實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的職責(zé)、方法、資源、時(shí)間等方案或措施，實(shí)施這些方案或措施，并不斷評(píng)審、調(diào)整、改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)認(rèn)證及審核目標(biāo)�；谶@樣的審核方案管理過程，可以更好滿足認(rèn)證客戶的特定需求，不但可以保證認(rèn)證質(zhì)量，對(duì)實(shí)現(xiàn)更好的經(jīng)營績效也是有益處的。
審核方案管理的主要內(nèi)容是審核方案的策劃、實(shí)施、評(píng)審、調(diào)整（改進(jìn)）。
在認(rèn)證流程的傳統(tǒng)管理中，審核方案的策劃、評(píng)審、調(diào)整（改進(jìn)）是分散在認(rèn)證流程的不同崗位中，如申請(qǐng)?jiān)u審、審核計(jì)劃調(diào)度、審核組等。這樣，不容易真正實(shí)現(xiàn)針對(duì)客戶特定基本狀況的審核管理，而且使得審核質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)被分散在了流程的各個(gè)崗位中，特別是審核質(zhì)量的控制較多地依賴于能力不同、人數(shù)眾多的審核員，審核風(fēng)險(xiǎn)是不易控制的。
我們中心對(duì)審核流程管理的改進(jìn)，是將審核方案的策劃、評(píng)審、調(diào)整（改進(jìn)）集中于機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵技術(shù)管理職能上，充分保證審核技術(shù)管理的能力水平，方便相關(guān)信息的溝通和技術(shù)研究。這樣，一方面能夠更加充分、準(zhǔn)確地針對(duì)客戶特定基本狀況進(jìn)行審核方案的策劃和調(diào)整，另一方面是能將影響審核質(zhì)量的主要因素集中控制，而且容易匯集機(jī)構(gòu)的各方面技術(shù)力量研究、討論，實(shí)現(xiàn)審核技術(shù)指令的一致性，審核風(fēng)險(xiǎn)更容易控制。
我們實(shí)施集中審核方案管理的認(rèn)證流程如圖2所示，在這個(gè)流程中可以清晰地看到審核方案管理過程的接口關(guān)系和重要作用。
圖2
審核方案管理中最重要的活動(dòng)是對(duì)不同階段審核活動(dòng)的策劃，應(yīng)有相應(yīng)的輸入和輸出。初次審核和監(jiān)督審核、再認(rèn)證審核的初始審核方案在申請(qǐng)受理后一并策劃，輸入通常包括：特定法律法規(guī)要求、特定項(xiàng)目的客戶信息（規(guī)模、產(chǎn)品/服務(wù)、過程/活動(dòng)、區(qū)域、認(rèn)證領(lǐng)域結(jié)合度、顧客特殊要求…）、認(rèn)證認(rèn)可要求、機(jī)構(gòu)管理要求、機(jī)構(gòu)認(rèn)證資源(人員能力)狀況等。在每一次監(jiān)督審核或再認(rèn)證審核實(shí)施前，要補(bǔ)充有關(guān)該認(rèn)證項(xiàng)目的變更信息和上次審核或整個(gè)認(rèn)證周期內(nèi)審核的結(jié)果作為審核方案的輸入，對(duì)初始方案進(jìn)行評(píng)審、調(diào)整和改進(jìn)。補(bǔ)充的輸入信息來自各個(gè)方面，包括客戶信息、認(rèn)證范圍和類型、認(rèn)證認(rèn)可規(guī)范、本機(jī)構(gòu)要求和資源、相關(guān)法律法規(guī)等方面的變化，特別要補(bǔ)充輸入審核組關(guān)于前一次審核情況的反饋，或整個(gè)認(rèn)證周期的審核情況及認(rèn)證客戶認(rèn)證周期績效評(píng)述意見等信息。
審核方案的輸出應(yīng)形成文件。包括對(duì)法律法規(guī)符合性的確認(rèn)、將客戶信息轉(zhuǎn)化為認(rèn)證要求、對(duì)審核組組成的特定要求、審核時(shí)間的策劃、專業(yè)能力及綜合審核能力的要求、多場(chǎng)所抽樣方案、現(xiàn)場(chǎng)審核要求、與認(rèn)證決定有關(guān)的要求的考慮（包括認(rèn)證證書表述、認(rèn)證證書附件及子證書…）、對(duì)后續(xù)證后監(jiān)督活動(dòng)的策劃等等。
審核方案的實(shí)施包括：審核組資源配備、審核日期和時(shí)間期限的確定、客戶組織對(duì)審核安排的確認(rèn)、審核組按審核方案的要求編制審核計(jì)劃、實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核、審核結(jié)果報(bào)告等。前三項(xiàng)就是審核計(jì)劃調(diào)度崗位的工作內(nèi)容，審核方案的輸出給了審核計(jì)劃調(diào)度工作更加明確的技術(shù)要求；后三項(xiàng)就是審核組的工作內(nèi)容，審核方案的輸出給了審核組突出專業(yè)特點(diǎn)的、更加嚴(yán)格的技術(shù)指令，能夠有效地保證認(rèn)證質(zhì)量。
審核方案的監(jiān)測(cè)和改進(jìn)活動(dòng)從本次審核結(jié)束的審核報(bào)告審批開始，至下次審核實(shí)施前再進(jìn)行。包括對(duì)審核方案適宜性進(jìn)行評(píng)價(jià)、對(duì)客戶變更信息和現(xiàn)場(chǎng)反饋信息進(jìn)行確認(rèn)、對(duì)審核方案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整等等。如原審核方案對(duì)本次審核有效性可能造成影響時(shí)，應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)整并向?qū)徍私M下達(dá)調(diào)整后的審核指令，必要時(shí)補(bǔ)充審核；如果反饋信息未對(duì)審核有效性造成影響，應(yīng)對(duì)后續(xù)監(jiān)督審核或再認(rèn)證方案進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。
在初次審核、監(jiān)督審核、再認(rèn)證審核、監(jiān)督審核…的整個(gè)認(rèn)證審核流程中，前一階段客戶信息的變化和前一次或前一認(rèn)證周期審核的結(jié)果作為補(bǔ)充信息輸入，對(duì)審核方案進(jìn)行評(píng)審、調(diào)整和改進(jìn)，形成審核方案的輸出，在審核中予以實(shí)施。這樣不斷循環(huán)起來，就實(shí)現(xiàn)了對(duì)特定客戶審核方案的PDCA過程管理，就構(gòu)成了認(rèn)證機(jī)構(gòu)項(xiàng)目管理的主線。
審核方案管理的資源包括實(shí)施審核方案管理的人員和相關(guān)的技術(shù)資源。
認(rèn)證流程中與審核方案管理相關(guān)的崗位有申請(qǐng)?jiān)u審、審核方案（集中）管理、審核計(jì)劃調(diào)度、審核組等。在這其中，對(duì)認(rèn)證管理水平和認(rèn)證質(zhì)量影響最大、最關(guān)鍵的是審核方案（集中）管理，是認(rèn)證機(jī)構(gòu)管理的核心技術(shù)管理崗位。審核方案（集中）管理人員應(yīng)有綜合的能力要求，應(yīng)有高度的工作責(zé)任心，有良好的分析、判斷、溝通、協(xié)調(diào)、團(tuán)隊(duì)合作能力，敢于負(fù)責(zé)任而且能夠負(fù)責(zé)任，要有高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和學(xué)習(xí)能力，特別要有豐富的認(rèn)證及現(xiàn)場(chǎng)審核經(jīng)驗(yàn)，最好能從一線審核隊(duì)伍中選拔優(yōu)秀人員來擔(dān)任。
集中的審核方案管理還需要機(jī)構(gòu)有充分的技術(shù)資源的投入，包括知識(shí)和技能的基礎(chǔ)：相關(guān)的法律法規(guī)和認(rèn)證認(rèn)可要求的管理能力及理解水平、對(duì)顧客要求和組織信息的理解能力、對(duì)相關(guān)認(rèn)證領(lǐng)域豐富的管理和審核能力、合作協(xié)作獲得的特定技術(shù)領(lǐng)域（專業(yè)）的知識(shí)和技能、機(jī)構(gòu)資源信息的管理水平等。
我們幾年來持續(xù)進(jìn)行著集中的審核方案管理的改進(jìn)和創(chuàng)新，有了越來越深刻的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。實(shí)施集中的審核方案管理，有可能要對(duì)傳統(tǒng)的認(rèn)證流程進(jìn)行一些調(diào)整，要投入一定優(yōu)良的管理資源，但是確實(shí)能夠獲得良好的管理績效。表現(xiàn)在：對(duì)審核計(jì)劃調(diào)度崗位給予扎實(shí)的技術(shù)支撐；對(duì)審核組工作提出了更加明確、充分的技術(shù)指令、提示和信息支持；成為審核過程的技術(shù)指揮棒，搭建了良好審核質(zhì)量的平臺(tái)，更好地約束審核質(zhì)量問題的發(fā)生；做到盡可能在審核之前防范質(zhì)量問題，防止認(rèn)證決定時(shí)出現(xiàn)質(zhì)量問題；有助于提高審核的一致性，提高了機(jī)構(gòu)技術(shù)管理對(duì)審核過程各環(huán)節(jié)的技術(shù)導(dǎo)向的效率，等等。
我們還將在認(rèn)證及審核流程的管理上不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)創(chuàng)新，為積極實(shí)踐我們“走行業(yè)化道路，提供專業(yè)化服務(wù)，建設(shè)認(rèn)證行業(yè)規(guī)范運(yùn)作、技術(shù)嚴(yán)謹(jǐn)、服務(wù)上乘的品牌認(rèn)證機(jī)構(gòu)。”的發(fā)展宗旨而繼續(xù)努力。
