2015年7月2日，備受矚目的ISO 14001:2015 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)最終草案(Final Draft International Standard，簡(jiǎn)稱FDIS)正式發(fā)布。這標(biāo)志著世界上應(yīng)用范圍最廣的國(guó)際環(huán)境管理體系(EMS)標(biāo)準(zhǔn)的修訂過程進(jìn)入尾聲。ISO 14001:2015最終標(biāo)準(zhǔn)將于2015年9月發(fā)布。本文解讀FDIS版對(duì)照2004版及DIS版的關(guān)鍵變化。
ISO 14001作為世界首個(gè)被最廣泛采用的環(huán)境管理方面的管理體系國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)已經(jīng)幫助超過300,000家組織在環(huán)境績(jī)效方面得到提升。
為確保ISO 14001持續(xù)有效為組織服務(wù)，適應(yīng)當(dāng)今市場(chǎng)，此標(biāo)準(zhǔn)正在被修訂。經(jīng)過來自25個(gè)國(guó)家和地區(qū)的40位專家們的不懈努力，現(xiàn)已公布最終草案。此次修訂的標(biāo)準(zhǔn)不僅涵蓋了環(huán)境管理實(shí)踐中已經(jīng)發(fā)生的變化，而且使環(huán)境管理體系能夠適應(yīng)未來發(fā)展的要求。
ISO/FDIS14001:2015關(guān)于文件化信息要求的探討
ISO/FDIS 14001：2015與ISO 14001：2004版的主要關(guān)鍵變化之一是關(guān)于環(huán)境管理體系【文件和記錄】方面的變化，新版標(biāo)準(zhǔn)在形成文件和記錄方面給了標(biāo)準(zhǔn)采用者更大的自由度，同時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解和運(yùn)用方面對(duì)采用者也提出了更高的要求。
一、術(shù)語(yǔ)定義變化
ISO 14001:2004“文件和記錄”術(shù)語(yǔ)定義：
3.4文件：信息及其承載媒體。
備注1：媒體可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體、照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品或它們的組合。
備注2：摘編自GB/T19000-2000的3.7.2。
3.20記錄：閘明所取得的結(jié)果或提供所從事的活動(dòng)的證據(jù)的文件。
備注1：摘編自GB/T19000-2000的3.7.6。
ISO/FDIS 14001:2015“文件化信息”術(shù)語(yǔ)定義：
3.3.2文件化的信息：組織 (3.1.4)所要求控制和維護(hù)的信息及其承載的媒介。
備注 1：文件化信息可以是任何形式、媒介和任何來源。
備注 2：文件化信息可涉及：
--管理體系 (3.1.2)，包括相關(guān)過程(3.3.5);
--為組織運(yùn)行控制所建立的信息(可指文件化);
--達(dá)成結(jié)果的證據(jù)(可指記錄)。
二、具體描述措詞、要求變化
從對(duì)照表可以看出，ISO/FDIS 14001:2015中：
1、不再出現(xiàn)“記錄”這個(gè)術(shù)語(yǔ)，【文件化信息】代替了【文件和記錄】。
2、不再明確何處應(yīng)形成文件、何時(shí)該形成記錄，所以在按新版標(biāo)準(zhǔn)建立和實(shí)施環(huán)境管理體系時(shí)組織應(yīng)正確理解標(biāo)準(zhǔn)條款中形成文件化信息的要求，何時(shí)是指形成文件，何時(shí)是指形成證據(jù)，或是同時(shí)既應(yīng)形成文件又要保留證據(jù)。
3、文件化的信息中達(dá)成結(jié)果的證據(jù)不僅僅是規(guī)范格式的書面表單記錄，其它達(dá)成結(jié)果的證據(jù)也是符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，如：實(shí)物樣品、影音錄像、圖片、外部信息、錄聲、郵件等，新版標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于較為形式化的記錄要求明確弱化了。
4、減少了強(qiáng)制性的文件和記錄的要求，組織可以按新版標(biāo)準(zhǔn)的7.5.1b)中的要求建立本組織環(huán)境體系運(yùn)行所需的文件化信息，把更多選擇權(quán)給了標(biāo)準(zhǔn)的采用者。
三、以“過程”取代“程序”
ISO/FDIS 14001:2015標(biāo)準(zhǔn)基本上用“過程”取代了原來出現(xiàn)“程序”的要求，僅在8.1的備注中出程序的字眼，或是部分原來要求形成程序的條文新版中根本不提程序或過程，只表述組織應(yīng)做什么，只要把要做的該做的做好就行，對(duì)于過程控制的強(qiáng)制文件化要求相對(duì)弱化，體系更加注重運(yùn)行的績(jī)效結(jié)果。
另外，術(shù)語(yǔ)部分原DIS版標(biāo)準(zhǔn)中的3.30程序的已被刪去，FDIS版只保留了3.3.5過程，故新建立環(huán)境管理體系的組織還是可以參考舊版標(biāo)準(zhǔn)建立管理體系文件的通行做法，但這并不是即將在2015年9月發(fā)布的IS版所倡導(dǎo)的思想理念。組織按新版建立體系時(shí)，可以沒有手冊(cè)和任何的程序文件，例如：用一張圖表或文件清單列出整個(gè)管理體系的文件，不一定要有一致的文件層次名稱格式，只要文件的具體內(nèi)容能滿足標(biāo)準(zhǔn)所有條款的要求，這樣的文件化環(huán)境管理體系是完全能符合新版標(biāo)準(zhǔn)要求的。
四、總結(jié)
ISO/FDIS 14001:2015在環(huán)境管理體系【文件和記錄】方面，相對(duì)弱化舊版中強(qiáng)制性的較為形式化的文件和記錄的要求，標(biāo)準(zhǔn)更加的靈活務(wù)實(shí)和注重績(jī)效結(jié)果，但對(duì)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)的組織提出了更高的要求，只有對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解到位了，組織才能在建立環(huán)境管理體系時(shí)很好地滿足文件化信息相關(guān)條款的要求。
同時(shí)對(duì)評(píng)價(jià)體系的審核員也提出了更高的要求，審核員要?jiǎng)?wù)實(shí)靈活而不能僵化地評(píng)價(jià)判定環(huán)境管理體系特別是文件化信息方面滿足要求的狀況。
