管理體系論壇——從優(yōu)秀走向卓越 一體化管理體系助力世界一流研究院建設(shè)

作者：admin  發(fā)表時間：2013/7/31 11:30:09  點擊：36515

2  管理體系概述

2.1  建立管理體系的思路

2.1.1 現(xiàn)狀調(diào)研

2.1.1.1 多個管理體系并存

一體化管理體系建立之初, 石勘院有多個管理體系獨立運行，其中包括QHSE管理體系、制度、內(nèi)控、流程和技術(shù)標準體系等，但缺少有效結(jié)合，無法實現(xiàn)聯(lián)動效應(yīng)；總院和京外單位各有一套管理體系，沒有實現(xiàn)統(tǒng)籌；制度、流程、內(nèi)控沒有實現(xiàn)全生命周期的閉環(huán)信息化管理。

2.1.1.2 制度體系

石勘院總院原有制度160項，京外單位有制度110項，重復(fù)度高，制度體系臃腫；制定制度未按照業(yè)務(wù)類別，而是采取部門主導(dǎo)的方式分類，有時職能部門調(diào)整，將導(dǎo)致部門職責與所屬業(yè)務(wù)分類不一致的現(xiàn)象。

2.1.1.3 流程體系

石勘院原有流程190項，但流程信息化程度低，部分流程存在覆蓋范圍不全面、未完全實現(xiàn)閉環(huán)管理、責任主體不明確、各部門流程之間存在交叉重疊且接口不明確等現(xiàn)象。

2.1.1.4 技術(shù)標準體系

石勘院自成立以來，確立了以海相、海外和非常規(guī)為重點的研究方向定位，但一直未建立自己的技術(shù)標準體系，科研生產(chǎn)項目使用的國標、行標和中石化企標之間系統(tǒng)協(xié)調(diào)性不夠，對從事的勘探開發(fā)業(yè)務(wù)適用性不強，尤其是缺少與海外科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)相適應(yīng)的技術(shù)標準和規(guī)范，給海外生產(chǎn)技術(shù)支撐帶來一定障礙，難以有效地開展海外項目快速評價、方案設(shè)計、現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)等支撐研究業(yè)務(wù)。

2.1.2 工作思路

在綜合分析石勘院管理體系現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，確立了主要工作思路為對現(xiàn)有的制度體系進行改造，對流程體系進行重造，對技術(shù)標準體系進行建造，建立并實施基于業(yè)務(wù)分類的 “三縱一橫”一體化管理體系。即：以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)，以流程為導(dǎo)向，在QHSE管理體系基礎(chǔ)上，構(gòu)建制度體系、流程體系、標準體系、內(nèi)控體系相互融合的一體化管理體系，同時運用信息化手段將工作流程進行固化，有效地提高科研質(zhì)量和管理成效，走出具有石勘院特色的管理之路。

2.1.2.1 對制度體系進行改造

按照中國石化集團公司的統(tǒng)一部署，成立院一體化管理體系領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由發(fā)展計劃部牽頭，各制度主辦部門對總部制度進行系統(tǒng)梳理，明確制度改造的重點，按計劃、分批次對制度進行改造。

2.1.2.2 對流程體系進行重造

在中國石化業(yè)務(wù)分類框架和業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制矩陣的基礎(chǔ)上，按照“一級流程對應(yīng)業(yè)務(wù)大類，二級流程對應(yīng)業(yè)務(wù)中類，三級流程對應(yīng)業(yè)務(wù)小類，四級流程對應(yīng)內(nèi)控矩陣關(guān)鍵控制點”的原則，結(jié)合實際，識別出適用的18大類業(yè)務(wù)，建立覆蓋全部科研生產(chǎn)和管理服務(wù)業(yè)務(wù)的流程體系。

根據(jù)中國石化業(yè)務(wù)流程建設(shè)要求和規(guī)范樣例，引入先進的流程描述方法與工具，設(shè)計滿足實際業(yè)務(wù)過程管理和內(nèi)外部相關(guān)方要求的一體化流程模型。流程模型由流程圖、流程說明和標準化模板等三部分組成，除明確描述“5W1H”外，還將流程與制度、內(nèi)控、質(zhì)量管理、HSE管理等體系文件及相關(guān)條款建立對應(yīng)關(guān)系和關(guān)聯(lián)接口，實現(xiàn)多體系融合，避免了“多頭”管理。

2.1.2.3 對技術(shù)標準體系進行建造

以流程梳理帶動標準體系建設(shè)，根據(jù)海外業(yè)務(wù)的特殊需求，借鑒國內(nèi)外先進技術(shù)標準經(jīng)驗，組織對國內(nèi)外現(xiàn)行各級各類標準適用性進行廣泛調(diào)研、分析，并組織相關(guān)技術(shù)專家，從現(xiàn)行3520項國內(nèi)技術(shù)標準中篩選、識別出適用的標準，劃分為地球物理、勘探地質(zhì)、油氣藏工程、采油氣工程、地面工程、信息技術(shù)、綜合等7個專業(yè)類別，構(gòu)建了石勘院技術(shù)標準體系框架和專業(yè)門類。在此基礎(chǔ)上，論證并確立了首批15項院級標準，并啟動了標準制定程序。目前14項標準已完成審查并發(fā)布實施。             

2.2 管理體系總體架構(gòu)

2.2.1 組織架構(gòu)

    石勘院管理體系的組織架構(gòu)劃分為四個層次，即管理決策層、溝通協(xié)調(diào)層、運行管理層和監(jiān)督審核層。

2.2.1.1 管理決策層

管理決策層是一體化管理體系領(lǐng)導(dǎo)組，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任領(lǐng)導(dǎo)組組長、副組長，制度流程和內(nèi)控制定部門主要負責人任組員，其主要職責是推進管理制度及工作流程建設(shè)，增強各項管理體系之間的融合，提高管理水平和工作效率，是一體化管理體系的總指揮。

2.2.1.2 溝通協(xié)調(diào)層

溝通協(xié)調(diào)層包括5個層面：（1）制度體系工作組負責分析制度執(zhí)行情況，組織制度的起草、宣貫和考核等工作；（2）流程體系工作組負責分析流程執(zhí)行情況，組織流程的優(yōu)化設(shè)計、信息固化、宣貫培訓(xùn)、考核、執(zhí)行與后評估等工作；（3）技術(shù)標準體系工作組負責分析技術(shù)標準需求，組織做好技術(shù)標準的起草、審查、宣貫、監(jiān)督實施與復(fù)審等工作；（4）內(nèi)控審計與質(zhì)量監(jiān)督工作組負責對制度、流程、標準的執(zhí)行情況進行全面監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題，制定措施，組織整改，推進一體化管理體系的持續(xù)改進；（5）管理體系信息化工作組負責根據(jù)相關(guān)體系的信息化需求，整體規(guī)劃，統(tǒng)一建設(shè)，對制度、流程、標準制修訂全過程進行信息化管理，并實施流程信息固化和監(jiān)督審核的信息化建設(shè)。

2.2.1.3 運行管理層

按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級負責”的管理模式，建立了各體系的“3+1”聯(lián)動運行機制，明確了歸口方、主辦方、執(zhí)行方和信息方的職責，即：發(fā)展計劃部是制度體系的歸口方，質(zhì)量標準化室是流程體系、技術(shù)標準、質(zhì)量管理體系的歸口方，內(nèi)控審計部是內(nèi)控管理體系的歸口方；各管理（公益）部門與研究所根據(jù)職責劃分，分別是相關(guān)業(yè)務(wù)制度、流程、標準以及體系文件的主辦方；總院各部門、京外各單位是各類文件的執(zhí)行方；信息技術(shù)研究所是管理體系信息化的技術(shù)歸口方；各科研部門主要負責相關(guān)體系的信息化平臺建設(shè)工作和流程的信息化固化工作。

2.2.1.4 監(jiān)督考核層

人力資源部會同發(fā)展計劃部、質(zhì)量標準化室等部門對全院管理體系執(zhí)行情況進行聯(lián)動考核，根據(jù)制度、流程、標準體系架構(gòu)，擬定核心業(yè)務(wù)的質(zhì)量管理和綜合管理考核指標體系。各管理（公益）部門根據(jù)所轄業(yè)務(wù)，以制度、流程、標準等體系文件的執(zhí)行情況為依據(jù)，制定相關(guān)考核標準和考核辦法，實現(xiàn)年終一次考核兌現(xiàn)。發(fā)展計劃部和質(zhì)量標準化室負責對全院制度流程體系建設(shè)與執(zhí)行情況進行月度分析、季度檢查和年度考核，確保各項管理性考核指標的完成。

2.2.2 管理體系文件架構(gòu)

石勘院一體化管理體系文件圍繞管理方針與管理目標制定，分為4個層次，包括管理手冊、程序文件、部門工作手冊以及相關(guān)的支持性文件，如：制度體系、技術(shù)標準體系、部門職責與崗位說明書等共7大類文件。

第一層次是管理手冊。管理手冊是管理體系的綱領(lǐng)性文件，闡明了研究院的管理方針、目標、指標、程序和要求，規(guī)定了建立體系文件的總要求。

第二層次是程序文件。該層次文件是管理手冊的支撐性文件，是建立部門工作手冊的依據(jù)，規(guī)定了各部門在管理體系中的職責、權(quán)限和相互關(guān)系，說明了實施各種過程的方式，對影響科研生產(chǎn)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動的關(guān)鍵過程進行了全面策劃和管理，具有較強的可操作性。

第三層次是部門工作手冊及適用的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、管理辦法、內(nèi)控手冊等。該層次文件是管理體系執(zhí)行性文件，是解決“做什么、怎么做” 的指南，是全體員工履行職責和權(quán)限的依據(jù)。

第四層次是記錄，追蹤各過程管理的證據(jù)、證明性文件。