如何提高質(zhì)量管理體系審核有效性的論述

作者：admin  發(fā)表時間：2013/6/4 16:12:29  點擊：37348


    示例1 某企業(yè)背景是：有較高的知名度和質(zhì)量管理水平，全體員工的產(chǎn)品質(zhì)量和服務質(zhì)量意識較強，在行業(yè)中獲得很多稱號，有一整套確保產(chǎn)品質(zhì)量的規(guī)范和規(guī)章制度，2004年申請質(zhì)量管理體系認證至今。通過審核，審核組在充分肯定企業(yè)管理優(yōu)勢的同時，也發(fā)現(xiàn)了一些影響體系有效和高效運行的問題。例如，體系文件過于煩瑣，有些關鍵過程控制要求又不突出。由于受到不太準確的質(zhì)量管理體系文件編寫的指導，為了防止不同文件要求的相互矛盾，將大量內(nèi)部規(guī)章制度直接納人質(zhì)量管理體系文件中，僅質(zhì)量手冊就達到幾十萬字。由于文件管理和控制的高度集中，造成文件的使用和修改十分煩瑣和效率低下，重點也不突出。這種做法雖然與標準要求并不矛盾，但不利于企業(yè)質(zhì)量管理體系文件的使用和管理，管理工作效率也不高。因此，審核組在與企業(yè)最高管理者溝通的過程中，建議在可能的情況下對體系文件進行必要的改進，如將大量規(guī)章制度作為引用文件，不直接進人質(zhì)量手冊或程序文件，文件修改審批權限適當下放，分級管理從而提高文件控制和管理水平。在不影響體系文件作用的前提下，使質(zhì)量管理體系文件得到有效和高效的應用，盡可能地減少體系運行中的煩瑣程序和形式主義，受到受審核方的一致贊同，并在體系運行中獲得良好的效果。
    示例2 某公司的企業(yè)背景是：領導有較高的質(zhì)量意識和管理水平，有創(chuàng)造國內(nèi)先進、國際一流的目標和追求，并引進了不少先進的管理理念和方法，制定和實施了企業(yè)文化手冊和員工手冊。這個企業(yè)早在1999年就按照ISO 9001：1994標準通過質(zhì)量管理體系認證，2009年又按照2008版標準進行了轉(zhuǎn)換，質(zhì)量管理體系已經(jīng)有多年的運行經(jīng)歷。審核組深刻地感受到，他們早已不滿足那種以符合性評價為主要內(nèi)容的審核，而是對認證有著更高的要求和期望。審核組與最高管理者溝通時，公司領導肯定了體系實施以來所取得的成績，認為他們工作是認真的，結(jié)果是有效的；認為ISO 9000族標準是符合公司情況的適宜工具，但有些細節(jié)還有補充和修改的余地，因此準備對組織機構、流程進行評估。公司領導還強調(diào)，原有的機構和做法與公司采取的主動進取戰(zhàn)略、快速增長的業(yè)務不夠適應，不能按照固定模式一成不變，必須結(jié)合實際改進強化質(zhì)量管理意識，建立質(zhì)量管理體系必須落實機制，還要考慮實施ISO 9000族標準的成本和效率問題。通過與審核組的有效溝通，審核組理解了最高管理者的期望和需求，并與受審核方一起分析審核中發(fā)現(xiàn)的潛在問題和不足，如存在個別管理不規(guī)范，用經(jīng)驗做法代替工作程序等行為，審核組幫助企業(yè)將有益的做法納人體系文件，并提高了對規(guī)范化管理的認識。針對企業(yè)領導的改進愿望和需求（包括考慮成本和效率問題），審核組重點介紹了一些國內(nèi)外質(zhì)量管理的優(yōu)秀模式，引導公司追求卓越經(jīng)營，實現(xiàn)可持續(xù)成功發(fā)展，如建議管理評審中增加與競爭對手的水平對比等思路，使受審核方真正感覺到審核給自己帶來的收益，展現(xiàn)出增值審核的效果，并在次年獲得了較大的市場份額。

六、實現(xiàn)審核有效性和增值審核，關注產(chǎn)品實現(xiàn)過程在信息系統(tǒng)中體現(xiàn)和應用，確保質(zhì)量管理體系審核的有效性。

ERP(Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)，是供應鏈管理的信息集成系統(tǒng)，包括供應商、生產(chǎn)、采購、銷售、財務、顧客關系管理、市場需求預測等。ERP等信息化系統(tǒng)是將現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理思想在信息的流轉(zhuǎn)中得到貫穿，最終在產(chǎn)品上得到體現(xiàn)。ERP系統(tǒng)反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理思想，在將生產(chǎn)、經(jīng)營和質(zhì)量業(yè)務管理流程通過系統(tǒng)予以固化，企業(yè)管理效率得到極大提高的同時，管理水平也實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。為此，在ISO9001審核時應充分利用ERP的資源，從不同的功能模塊的運行中尋找符合性和有效性的證據(jù)。在ERP系統(tǒng)的銷售、質(zhì)量管理和生產(chǎn)業(yè)務流程中，比較充分地體現(xiàn)了ISO9001標準第七、八章的管理要求。使審核在ERP系統(tǒng)中獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價和分析，以確定滿足審核準則程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。為此，作為一名審核員要學習、了解、掌握信息系統(tǒng)上留下的各項各類證據(jù)，學會在OA自動化辦公系統(tǒng)和ERP信息系統(tǒng)中的文件控制、產(chǎn)品的標識和可追溯性等過程審核帶來有效性的證據(jù)。對于信息化高度集中的現(xiàn)代企業(yè)的質(zhì)量管理體系的有效審核，如果企業(yè)的質(zhì)量管理體系相關過程的運行情況和證據(jù)在ERP等信息系統(tǒng)中已經(jīng)存在并有效運行，作為一名審核員在實施審核時應予以肯定，而不應要求企業(yè)提供其他形式的證據(jù)。但是，不同的企業(yè)，信息化系統(tǒng)的設計也不一樣，實施效果也不相同。審核員應當利用其信息集中、準確及時和便于分析的有利方面，來提高質(zhì)量管理體系有效性審核的水平和效率。這就需要我們審核員加強對OA辦公自動化系統(tǒng)和ERP等信息系統(tǒng)的了解和學習，使我們的審核工作跟上企業(yè)管理和技術發(fā)展的步伐，確保質(zhì)量管理體系審核的有效性。

七、持續(xù)提高質(zhì)量管理體系審核的有效性，必須實現(xiàn)審核從優(yōu)秀到卓越的跨越。

1、實現(xiàn)審核從優(yōu)秀到卓越的跨越是每一個認證組織所渴望與追求的，也是每一個獲證組織所渴望與追求所期望的，持續(xù)不斷地進行質(zhì)量管理體系審核的有效性研究，持續(xù)不斷地采取有效的審核措施和方法才能實現(xiàn)審核從優(yōu)秀到卓越的跨越，使受審核方的質(zhì)量管理從優(yōu)秀到卓越的跨越。審核首先要有思想或理念，要通過審核活動的政策導向與方法將思想或理念落實到組織體系審核的具體運作過程當中去，并堅持始終如一才能取得良好的效果。

2、質(zhì)量管理體系的有效性審核要真正將質(zhì)量管理八項基本原則作為審核的思想或核心價值觀，轉(zhuǎn)化到審核組織的質(zhì)量方針、目標、過程程序當中，質(zhì)量管理體系審核的過程方法要體現(xiàn)在形成文件的程序中。要從過程識別、要求確定、設計、實施、改進和創(chuàng)新等多方面對過程進行有效性審核。應該對組織結(jié)構是否適應質(zhì)量管理體系實施和運行進行評價，同時關注組織的團隊合作、項目管理方面的作法，使組織結(jié)構與以過程程序為主的質(zhì)量管理體系相適應。。